Tips voor het draaiboek van je bruiloft
In de maanden voor jullie bruiloft regelen jullie alles tot in de puntjes. Van locatie tot bruidstaart, alles loopt op de dag volgens een bepaalde planning. Maar behoed je voor eventuele valkuilen. Het kan voorkomen dat je te weinig tijd ingecalculeerd hebt voor de gebeurtenissen, waardoor je planning alsnog in het water loopt. Niet alleen voor jullie, maar ook voor jullie gasten. In deze blog voorziet Kristel van 2 B Wed – Weddingplanners jullie van tips voor het maken van een goed draaiboek, met wat belangrijke basistips die in geen enkel draaiboek vergeten mogen worden.
Foto credits: Blanka Biernat
Draaiboek
De basis ligt in het maken van een overzichtelijk draaiboek. Hierin staan alle gemaakte afspraken met leveranciers, locaties, weddingplanner en/ of ceremoniemeester vastgelegd. Het handigste is om het draaiboek in tabelvorm te maken met verschillende tijdsblokken en gebeurtenissen die op jullie trouwdag plaatsvinden. Mochten jullie geen weddingplanner of professioneel ceremoniemeester inschakelen, stuur je dit draaiboek naar alle betrokken partijen. Zo is iedereen op de hoogte van wat er op jullie trouwdag staat te gebeuren en wanneer. Vergeet ook vooral niet een contactlijst bij het draaiboek te maken met alle telefoonnummers van de betrokken leveranciers en personen, maar ook omliggende taxicentrales (voor de langblijvers), ziekenhuizen (je weet maar nooit) en warenhuizen of winkels (voor als je jullie trouwfoto als bedankje ’s avonds wilt meegeven).
“Haastige spoed is zelden goed”
Er valt veel te doen op jullie trouwdag. Van opstaan en het aankleden tot zwaaiend jullie feestavond verlaten. Het is mogelijk om je dag helemaal (overvol) te plannen, maar om voor jezelf en je gasten rust te bewaren kan je de gebeurtenissen ook over meerdere dagen spreiden. Zo ontstaat er de tijd om echt te genieten van jullie dag. Wil je toch alles op 1 dag plannen? Misschien is het niet nodig om een formele receptie te plannen op weer een andere locatie, maar kan je dit combineren met jullie feestavond of aansluitend op jullie (kerkelijke) ceremonie. Iets wat ook steeds vaker voorkomt is trouwen vlak voor of tijdens jullie feestavond. Zo kan je gelijk na je ja-woord feesten.
“In de file…”
Zomaar één van die scenario’s waar je liever niet aan wilt denken. Dat jullie zelf te laten komen kan je altijd afschuiven op ‘Fashionably Late”, maar dat geldt niet voor jullie gasten. Of Tante Loes en Oom Jan die de weg niet kunnen vinden of het is een drama om dichtbij de locatie te parkeren. Je kunt zelf de controle houden door voor jullie daggasten vervoer te regelen. Laat jullie gasten verzamelen op een centraal gelegen plek (of alvast bij de feestlocatie), waar zij opgehaald worden met passend vervoer en de gehele dag rondgereden worden. Zo hoef jij je geen zorgen te maken om een trouwstoet van 20 auto’s. Wel zo gemakkelijk voor jullie zelf als de gasten.
“Mag ik je even feliciteren?”
Voor welk type ‘trouwstoet’ je ook kiest, gezamenlijk of ieder op eigen gelegenheid, calculeer ruim de tijd in om van locatie A naar locatie B te reizen. Het duurt even voordat iedereen in zijn of haar auto gestapt is en op weg is naar de volgende locatie. Ook voor jullie als bruidspaar duurt het even voordat jullie in de trouwauto zitten om door te reizen. Denk er vooraf ook goed over na hoe jullie de felicitaties willen laten verlopen. Als jullie hier niets over communiceren naar jullie gasten, zullen zij jullie na de (kerkelijke) ceremonie even ‘kort’ willen feliciteren (helaas is ‘kort’, bijna nooit kort). Door al in een begeleidend schrijven bij jullie uitnodiging aan te geven wanneer er voor wie (dag- en avondgasten) gelegenheid is om jullie te feliciteren, kan je vertragingen voor zijn.
“Waar moet ik nu naartoe?”
Dit is een vraag die toch vaak door de gasten gesteld worden. Terwijl alle leveranciers, locaties, etc., inzicht hebben in jullie dagplanning dankzij het gedetailleerde draaiboek, moeten de gasten vaak maar wachten tot het moment dat ze zich moeten ‘verplaatsen’. Maar ook de gasten willen graag weten waar ze aan toe zijn. Terwijl jullie tijdens de receptie aan het bijkletsen zijn met de gasten, wil Tante Loes weten wanneer ‘we’ gaan eten (omdat ze haar medicijnen moet innemen) en vraagt oma hoe laat ze aanwezig moet zijn bij de volgende locatie (dan neemt ze alvast een voorsprong). Geef jullie gasten inzicht in jullie programma. Een leuke tip is om een ‘Timeline’ of ‘boekje’ uit te delen op jullie trouwdag. Hierin staat (globaal) wat, waar en wanneer plaatsvindt, uiteraard met jullie persoonlijke tintje of logo. Hebben jullie een lijstje voor de groepsfoto’s? Maak alvast een duidelijke volgorde d.m.v. nummering zodat de gasten weten wanneer het hun ‘beurt’ is om op de foto te gaan.
“It only takes 2”
Wow, jullie trouwdag is aangebroken en jullie worden die dag van begin tot het einde ‘geleefd’. Alles waar jullie de afgelopen maanden zo druk bezig mee zijn geweest valt op deze dag als een puzzel in elkaar. Jullie staan volop in de belangstelling bij alle gasten en zitten niet om een praatje verlegen. Plan op jullie trouwdag ook momenten dat jullie even ‘samen alleen’ zijn. Een moment voor jullie zelf. Bijvoorbeeld tijdens de fotoshoot na de ceremonie, een extra rondje in de limousine van locatie A naar B, na het diner om even op te frissen voor de feestavond. Dit zijn de gouden momentjes om samen te delen en bij te kletsen over wat er allemaal gebeurd op jullie trouwdag. Als jullie kinderen hebben, horen zij ook bij een paar van dit soort intieme momentjes. Maar vraag gerust of opa en oma op de kids willen letten om echt met z’n tweeën te genieten.
Draaiboek advies
Wil je nog meer tips voor jullie draaiboek of heb je een specifiek probleem in de planning waar je maar niet uitkomt? Een Trouwadviesgesprek met een weddingplanner kan jullie uitkomst bieden. Tijdens zo’n gesprek wordt jullie draaiboek doorgenomen en kunnen vragen en problemen besproken worden. Gelijktijdig wordt er naar creatieve oplossingen gezocht. Jullie draaiboek wordt op de tijdsplanning getoetst en er wordt gekeken of er nog ergens gaten of problemen in het dagprogramma voorkomen. Aan het einde van het Trouwadviesgesprek weet je zeker dat je niets meer over het hoofd hebt gezien.
