De gastenlijst samenstellen: zo doe je dat!
De gastenlijst samenstellen is misschien wel de moeilijkste klus in de voorbereidingen van jullie bruiloft. Het liefst heb je natuurlijk dat iedereen deze speciale dag met jullie meeviert, maar helaas hangt daar wel een prijskaartje aan vast. Daarom geven wij je in deze blog wat tips hoe jullie samen de gastenlijst kunnen samenstellen.
Voorbereidingen voor de gastenlijst
Voordat je begint met het samenstellen van de gastenlijst is het aan te raden om eens na te denken over de volgende onderwerpen. Wanneer deze punten vastgesteld staan, zullen de vervolgstappen namelijk makkelijker te zetten zijn.
1. Soort bruiloft vaststellen
Bespreek samen voor het opstellen van de gastenlijst wat voor soort bruiloft jullie willen hebben. Gaan jullie voor zoveel mogelijk mensen, in het kader van hoe meer zielen hoe meer vreugde? Of kiezen jullie toch liever voor een kleinere, intiemere bruiloft met een hele selecte groep dierbaren. Het opstellen van de gastenlijst wordt namelijk een stuk makkelijker als jullie kiezen voor een klein select gezelschap. Het aantal personen dat past bij een intieme bruiloft zal voor iedereen verschillend zijn. Voor de een zal een bruiloft met 75 gasten al intiem zijn, terwijl een ander meer denkt aan 20 tot 50 personen. Denk goed na over jullie keuze en houd deze in je achterhoofd wanneer jullie de gastenlijst opstellen. Moeite met het kiezen? Lees hier 10 redenen voor een kleine bruiloft
2. Budget
Natuurlijk ook heel belangrijk is het budget. De keuze voor het aantal gasten is afhankelijk van het budget dat jullie vastgesteld hebben voor de bruiloft. Per extra gast zullen deze kosten oplopen. Stel dus goed een budget op en bereken ook de extra kost wanneer jullie ervoor kiezen om een persoon extra uit te nodigen. Voordat je je trouwbudget vastlegd is het goed om te weten wat de kosten van een bruiloft zijn. Zo kom je achteraf niet voor verrassingen te staan.
3. Absolutely-not-list
Bespreek samen of dat er personen zijn die jullie absoluut niet op de bruiloft willen hebben. Wellicht zijn er personen die zorgen voor spanningen of zichzelf niet in de hand hebben. Zet deze personen op de absolutly-not-list.
De gastenlijst samenstellen
Tijd om de gastenlijst samen te stellen. Nu je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen kun je verder met de echte gastenlijst. Eigenlijk kan je in grote lijnen vier stappen onderscheiden:
1. De eerste, ideale gastenlijst
Stel jullie ideale gastenlijst op. Schrijf iedereen op die jullie er graag bij zouden willen hebben. Kijk hierbij nog niet naar aantallen. Zet op deze lijst ook de mensen die jullie sowieso willen uitnodigen zoals directe familie en goede vrienden. Stel alle twee een aparte lijst op. In de volgende stap zullen jullie de verschillende lijsten naast elkaar leggen om de overeenkomsten eruit te halen.
2. Labelen
Bij stap 2 gaan jullie de ideale gastenlijsten naast elkaar leggen. Begin met de overeenkomsten eruit te halen, wie hebben jullie allebei op de lijst staan en wie niet. Voeg deze personen toe aan de lijst en maak een complete lijst voor jullie samen. Vervolgens gaan jullie de personen indelen. Loop alle namen langs en geef ze het label ja/nee of twijfel. Je kan er ook voor kiezen om ze in te delen op A en B gasten. De A gasten moeten er sowieso bij zijn en over B gasten twijfelen jullie nog. Houd hierbij rekening met het maximale aantal gasten dat jullie uit willen nodigen en het budget. Zet dus niet te snel iedereen op JA of A gast maar denk goed en kritisch na.
3. De twijfel lijst
Maak vervolgens een lijst met alle ‘twijfel gevallen’. Nu is het tijd om te gaan schrappen! De gastenlijst samenstellen is vaak zo lastig omdat je je verplicht kan voelen om mensen uit te nodigen, zoals bijvoorbeeld verre familie of vage kennissen. En nodig je collega's uit op je bruiloft? Onthoud goed dat het jullie dag is! Blijf je twijfelen over bepaalde mensen stel je zelf dan de volgende vragen: komen er problemen in de familie als ik ze niet uitnodig? Ben ik op hun bruiloft geweest? Heb je ze het afgelopen jaar gesproken? Weten ze dat je gaat trouwen? Is het antwoord op deze vragen nee? Voel je dan niet verplicht om ze uit te nodigen!
4. De definitieve gastenlijst
De twijfels zijn weg en jullie hebben een selectie van personen die jullie graag op de bruiloft willen hebben. Als je dacht dat je nu klaar bent, heb je het mis! Nu moet je nog gaan bepalen wie je voor welk moment uitnodigt. Denk hierbij aan de ceremonie, receptie, diner en het feest.
Jullie perfecte gastenlijst
Wij kunnen je niet gaan vertellen wie je waarvoor moet uitnodigen. Dit is vaak een gevoelskwestie. Je moet hierbij niet uitgaan van een standaard opstelling of regels die voor het opstellen van de gastenlijst. Luister goed naar je gevoel en overleg goed met je hubby-to-be.
Nodig iemand vooral niet uit omdat je je verplicht voelt. Ga je deze persoon missen op de bruiloft als hij of zij er niet is? Denk goed na of je het over je hart kan verkrijgen om een persoon niet uit te nodigen en of je hier later geen spijt van zal krijgen. Je wilt natuurlijk wel deze personen nog gewoon tegen kunnen komen in bijvoorbeeld de supermarkt. Echter zou het iemand niet uitnodigen voor jullie bruiloft helemaal geen probleem moeten zijn. Het is logisch dat jullie budget en capaciteit niet oneindig is en de meeste mensen zullen dit dan ook wel begrijpen.
Afmeldingen bruiloft
Nog even een tip, houd rekening met afmeldingen! Het is natuurlijk niet precies in te schatten hoeveel personen niet aanwezig kunnen zijn op jullie bruiloft, maar over het algemeen is dit vaak een percentage van 10%. Wanneer de bruiloft in het buitenland gevierd zal worden, is dit ongeveer 20%. Mochten personen die je onderverdeeld had in de A-lijst afmeldingen, kan je altijd nog personen van de B-lijst extra uitnodigen.
Duidelijke naam op de envelop
Je wilt natuurlijk niet dat als je een uitnodiging verstuurd naar een persoon uit de familie, de hele familie ineens opduikt op jullie bruiloft. Zorg er dus altijd voor dat de naam op de envelop duidelijk is en de ontvanger precies weet wie er uitgenodigd is voor de bruiloft.
